25 марта Путин издал Указ о дополнительных выходных на период с 30 марта по 3 апреля. В это время должны работать только магазины, аптеки, и некоторые другие организации. Разберемся, как оформить дополнительные выходные и сколько платить тем, кто вынужден трудиться.

Разберитесь, касается ли вас новый Указ

Президент обязал всех работодателей предоставить сотрудникам оплачиваемые выходные с 28 марта по 5 апреля 2020 года включительно (Указ  Президента от 25.03.2020 № 206). Это время нужно использовать, чтобы побыть дома и снизить распространение эпидемии коронавируса. Правда, есть исключения. Президент уточнил, что дополнительные выходные не предоставляются работникам:

·                 непрерывно действующих организаций;

·                 медицинских и аптечных организаций;

·                 организаций, обеспечивающих население продуктами питания и товарами первой необходимости;

·                 организаций, выполняющих неотложные работы в условиях чрезвычайных обстоятельств, в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения;

·                 организаций, осуществляющих неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы.

Проверьте, попала ли ваша компания в этот список. Например, основной вид деятельности вашей компании — розничная торговля продуктами. Значит, на работников вашей компании Указ Президента не распространяется. Дополнительные выходные вам не полагаются. Работу в период с 30 марта по 3 апреля вы оплачиваете в обычном размере, никаких доплат не начисляете, приказов и согласий на работу в выходные не оформляете.

Если же ваша организация торгует, скажем, спорттоварами, период с 30 марта по 3 апреля — оплачиваемые выходные для всех сотрудников. В этом случае действуйте в порядке, о котором расскажем далее.

Уведомите работников о выходных

Если ваша организация не находится в списке исключений, предоставляйте дополнительные выходные всем работникам. Поскольку дополнительные выходные вводятся Указом Президента, издавать приказ директора необязательно. Однако вы можете оформить свой документ, чтобы ознакомить всех работников (см. образец 1).

 

Образец 1. Приказ о дополнительных выходных 

Когда выдать мартовскую зарплату

Когда выдать зарплату, зависит от того, распространяются ли на вас выходные, которые объявил Путин.

В организации выходные с 30 марта по 3 апреля. Если срок выплаты второй части зарплаты приходится на период с 1 по 5 апреля, выплатите мартовский заработок 27 марта. Период с 28 марта по 5 апреля — выходные. Значит, вы обязаны расплатиться с работниками заранее (ст. 136 ТК).

Аналогичное правило касается организаций, которые выплачивают аванс с 28 по 31 числа. Заработок за первую половину марта вам придется выдать работникам 27 числа. Если ваши зарплатные сроки не попадают на период с 28 марта по 5 апреля, выдавайте зарплату и аванс в обычные дни.

В организации рабочие дни с 30 марта по 3 апреля. Если работникам вашей организации не полагаются дополнительные выходные, вы вправе выдать зарплату в общие сроки (ст. 136 ТК). Банки, которые обслуживают организации и физлиц, должны работать с 3 марта по 3 апреля.

Начислите зарплату за март и апрель по-новому

Из Указа Президента не ясно, как начислить зарплату за март и апрель. Есть два варианта.

Первый – можно оплатить период с 30 марта по 3 апреля исходя из среднего заработка. Но минус в том, что такой вариант прямо не следует из ТК.

Второй – считать зарплату исходя из отработанных дней, при этом дни с 30 марта по 3 апреля считать отработанными. Тогда сотрудники, которые, к примеру, болели или были в отпуске с 1 по 29 марта, получат зарплату за два дня – 30 и 31 марта.

Первый вариант может быть выгоден тем, у кого зарплата была выше в последние 12 месяцев. Второй выгоден тем, у кого текущая зарплата выше, чем прошлогодняя. Как считать зарплату за 30 и 31 марта, если сотрудник почти весь месяц был в отпуске или на больничном, покажем на примере.

Пример 1. Как считать зарплату за март

С 1 по 28 марта работник находился в отпуске. Оклад работника – 50 000 руб. За 12 месяцев с 01.03.19 по 28.02.20 сотрудник заработал 573 000 руб., и отработал 240 дней. Покажем, как рассчитать зарплату при каждом варианте.

Первый вариант. Посчитайте средний заработок. Он равен 2 387,5 руб. (573 000 руб. : 240 дн.). Оплатите за два дня марта 4775 руб. (2387,5 руб. х 2 дн.).

Второй вариант. Оплатите за два выходных дня 4762 руб. (50 000 руб.: 21 дн. х 2 дн.).

При втором варианте не ясно, надо ли сокращать норму рабочего времени в марте и апреле, чтобы рассчитать доплату за сверхурочные или выходные. То есть надо ли в марте вместо 21 рабочего дня учитывать 19 рабочих дней, а в апреле вместо 21 рабочего дня – 18 рабочих дней? Норму для расчета доплаты за работу сверхурочно или в выходные снижать не нужно. Но если работник трудится с 30 марта по 3 апреля, то это будет работы за пределами нормального времени. А значит, ему нужно оплатить работу в двойном размере (а не одинарном) сверх оклада, то есть как при работе сверх нормы (ст. 153 ТК).

В то же время существует и другая точка зрения. Раз период с 30 марта по 3 апреля – выходные, поэтому в связи с этим норма рабочего времени снизится. Поэтому доплату за работу в выходные нужно посчитать из новой нормы часов. Как изменятся нормы, смотрите в таблице.

Таблица. Новые и старые нормы рабочего времени

Если вы сокращаете норму рабочего времени, то посчитайте новую часовую ставку. Закон не устанавливает, как определять часовую ставку. Есть два варианта:

·                  — разделить оклад на новое число рабочих часов в месяце — 152 ч. в марте, 143 ч. в апреле;

·                  — разделить оклад на среднее число часов в месяце — 161,58 ч. [(1979 ч. — 40 ч) : 12 мес.]

Вы можете выбрать любой вариант и прописать его в положении об оплате труда или ином внутреннем документе (письма Минздрава от 02.07.2014 № 16-4/2059436 и Роструда от 28.09.2011 № 2822-6-1).

Пример 2. Как оплатить работу 30 и 31 марта

Работник трудится на должности кладовщика. 30 и 31 марта он выходит на работу. Оклад работника — 38 000 руб. Рассмотрим оба варианта оплаты выходных, если снижать норму и если не снижать.

Не снижаем норму. В марте по изначальному графику пятидневки 168 рабочих часов. Стоимость одного часа — 226,19 руб. (38 000 руб. : 168 ч.). За работу 30 и 31 марта начислите двойную оплату, то есть 3619,04 руб. (226,19 руб. х 8 ч. х 2). Общая сумма за апрель — 41 619,04 руб. (38 000 + 3619,04).

Снижаем норму. В марте по графику пятидневки 152 рабочих часов. Компания определяет часовую ставку исходя из количество рабочих часов в месяце. Стоимость одного часа — 250 руб. (38 000 руб. : 152 ч.). За работу 30 и 31 марта начислите двойную оплату, то есть 4000 руб. (250 руб. х 8 ч. х 2). Общая сумма за апрель — 42 000 руб. (38 000 + 4000).

Как привлечь к работе в выходные

Получите письменное согласие от работников, которые должны выйти на работу в период с 30 марта по 3 апреля, когда у всех выходные. Поясните, что работники вправе выбрать за эти дни двойную оплату или дополнительные выходные. Если работники выбирают выходные, дни оплатите в одинарном размере сверх оклада. Попросите работников указать в согласии, какой вариант оплаты они выбирают (см. образец 2). Затем издайте приказ, укажите, какие работники обязаны трудиться в дополнительные выходные. Пропишите, в каком размере планируете оплатить эти дни (см. образец 3).

 

Образец 2. Согласие работника трудиться в выходной день

Образец 3. Приказ о работе в выходные дни

Как отразить выходные в табеле рабочего времени

Дни с 30 марта по 3 апреля 2020 года отразите в табеле рабочего времени как оплачиваемые выходные. Если ведете табель по унифицированной форме № Т-12 или Т-13, поставьте буквенный код — В или цифровой — 26. Если используйте свою форму табеля, используйте утвержденный код для выходного. Что указать, если работник вынужден был трудиться в дополнительные выходные, читайте далее.

Если привлекаете к работе в дополнительные выходные, поставьте буквенный код РВ или цифровой — 03. В табеле по собственной форме используйте свои коды. Начислите за эти дни двойную оплату, если работник не выбрал дополнительный выходной. Если выбрал, то оплатите работу в период с 30 марта по 5 апреля в обычном размере.

Надо ли пересчитать отпускные

Если ваши работники находятся в оплачиваемом отпуске в период дополнительных выходных, ничего корректировать не нужно. Отпускные вы начислили за все календарные дни отдыха работника, включая выходные, как обычные, так и дополнительные. После того, как ввели новые выходные, сумма отпускных не поменяется.

Правда, работники могут захотеть прервать отпуск, чтобы зря не тратить накопленные дни. В этом случае они пишут заявление на имя директора о том, что хотят досрочно прервать отпуск. Имейте в виду, что директор вправе отказать работнику. Отпуск прерывается только по соглашению сторон (ст. 124 ТК).

Но если руководитель согласится, вам предстоит дополнительная работа по пересчету отпускных:

·                 оформите приказ о том, что работник досрочно прерывает отпуск;

·                 сторнируйте излишне начисленные отпускные и начисленные с них взносы;

·                 пересчитайте НДФЛ с доходов работника;

·                 внесите изменения в табель, отразите дополнительные выходные вместо отпуска;

·                 начислите зарплату за март и апрель с учетом отработанных дней;

·                 удержите излишне выплаченные отпускные за минусом НДФЛ при ближайшей выплате работнику в апреле 2020 года.